a cura di Jacopo Guercini e Caterina Bianciardi*
Introduzione
Che le aziende sanitarie siano condizionate da ristrettezze economiche non è certo una notizia dell’ultima ora. Non è nemmeno una novità l’esigenza delle stesse di intraprendere strategie innovative e paradigmi organizzativi che permettano di mantenere elevati standard clinico-assistenziali, garantendo la sostenibilità economico-finanziaria del sistema.
L’Azienda Ospedaliera Universitaria Senese, sulla scia di un progetto regionale di più ampio respiro, ha intrapreso dal 2012 un percorso di miglioramento, facendo del Lean Thinking un caposaldo della propria strategia. Ha, dunque, costituito l’Ufficio Lean all’interno del quale opera il G.O.A.L.S. (Gruppo Operativo Aziendale Lean Senese) con le seguenti attività:
- Project Management (attività core): sviluppo di progetti strategici
- Formazione interna ai dipendenti articolata su livelli
- Consulenza interna: facilitazione nello sviluppo di progetti Lean di miglioramento.
All’interno di questo percorso sono state sperimentate varie tecniche che il metodo snello suggerisce, tra cui l’implementazione di un Evento Kaizen di tre giorni all’interno del Laboratorio di Microbiologia e Virologia.
Il progetto ha coinvolto il personale tecnico e medico della struttura, che ha definito le aree di intervento nelle quali ottenere risultati concreti alla fine dei tre giorni di attività:
– ridurre i tempi dovuti al coordinamento delle attività mediche e tecniche
– ottimizzare il layout delle aree di lavoro
– standardizzare il processo di approvvigionamento
– ridurre il lead time dei campioni urgenti
– abbattere i tempi dedicati all’archiviazione e alla ricerca dei campioni.
Tecniche utilizzate
Il Gruppo Operativo Aziendale Lean Senese, in collaborazione con il Lean Enterprise Center del CUOA, ha sviluppato, per iniziare, una giornata di formazione dedicata all’approfondimento dei metodi di conduzione di Eventi Kaizen. Dopodiché, durante la fase di preparazione del cantiere, sono stati effettuati incontri preliminari con il reparto per definire le modalità di rilevazione e misurazione dei processi e formulare le possibili contromisure da implementare nella fase di esecuzione.
Gli step intrapresi sono stati:
- studio del processo: fase preliminare nella quale sono stati effettuati degli incontri con il personale di laboratorio per l’individuazione dei punti critici sui quali intervenire
- individuzione e misurazione del problema: fase di definizione delle modalità di rilevazione e misurazione degli sprechi individuati attraverso la predisposizione di appositi modelli di raccolta dati
- formulazione e scelta delle soluzioni: sono state ideate delle contromisure da implementare nella fase di esecuzione del cantiere Kaizen
- attuazione delle soluzioni: implementazione delle contromisure durante le 3 giornate del cantiere
- definizione degli standard e follow-up: standardizzazione delle procedure tramite SOP e definizione di un sistema di monitoraggio tramite pannello PDCA di Reparto.
La fase di esecuzione del cantiere Kaizen è partita dall’individuazione di alcuni gruppi di lavoro costituiti da circa 4-5 unità di personale, suddivisi per area di intervento.
Risultati ottenuti
– L’applicazione della tecnica 5S ha portato una sistematizzazione dell’archiviazione dei campioni che riduce drasticamente i tempi dedicati alla ricerca e allo smaltimento.
– L’identificazione dei campioni urgenti tramite apposito segnale ha ridotto il Lead Time di processo
– L’implementazione di pannelli visuali per la condivisione della turnistica del personale ha ridotto i tempi dedicati ad attività di coordinamento del lavoro.
– La riorganizzazione del layout ha consentito un recupero di 8 m2 su una superficie di circa 80 m2, aumentando la sicurezza dei movimenti all’interno del laboratorio
– Il processo di approvvigionamento è stato semplificato con un nuovo metodo di gestione dei magazzini
– I tempi dedicati all’inventario mensile sono stati azzerati
– È stato creato un gruppo operativo responsabile del mantenimento e del monitoraggio dei risultati ottenuti tramite la nomina di un Team Leader
– È migliorata la sicurezza per il trasporto dei sieri all’interno del laboratorio.
Al termine dell’evento Kaizen, è stato predisposto in reparto il pannello PDCA nell’ottica del miglioramento continuo, volto a stimolare il mantenimento dei risultati raggiunti durante le tre giornate del cantiere e nuovi interventi da parte di tutti i professionisti.
* Ufficio Lean Azienda Ospedaliera Universitaria Senese
