a cura di Jacopo Guercini, Caterina Bianciardi, Vincenzo Mezzatesta e Lucia Bellandi*
Da luglio 2012 la Direzione dell’AOU Senese ha adottato il Lean Thinking come strategia operativa per operare sostanziali cambiamenti a livello gestionale.
L’istituzione di un team (Gruppo Operativo Aziendale Lean Senese) che opera come propulsore del metodo all’interno dell’azienda, coinvolgendo tutte le figure professionali nei progetti sponsorizzati dalla Direzione e supportando iniziative nate dai professionisti che partecipano ai corsi di formazione, ha sicuramente facilitato la diffusione dei principi propri di questa metodologia gestionale.
L’azienda ha ritenuto fondamentale istituire un evento di celebrazione dei progetti svolti dai professionisti durante l’anno per darne visibilità in tutta l’azienda e per incrementare la motivazione e la coesione del proprio staff.
Il 10 dicembre 2014 è stato organizzato il secondo Lean Day e in questa occasione sono stati presentati 46 progetti in formato A3 Report. Il grande numero di progetti presentati è sicuramente frutto della partecipazione ai corsi di formazione aziendali:
La giornata si è articolata tra l’Auditorium e le strutture dei progetti finalisti, selezionate dalla Direzione Aziendale e dal GOALS.
Durante il Gemba Walk della mattina, la giuria, composta da esperti di altre realtà sanitarie e manifatturiere, ha potuto interfacciarsi direttamente con gli autori del cambiamento e vedere attuati i progetti finalisti.
Oggi mi opero… di sicuro!
Il progetto nasce dalla necessità di ridurre il numero di interventi programmati rinviati a causa di criteri di valutazione anestesiologica non condivisi tra il team degli anestesisti incaricati della visita pre-operatoria. L’istituzione di un gruppo di lavoro permanente per condividere criteri, procedure e migliorare la comunicazione tra i professionisti coinvolti e la creazione di un “registro di monitoraggio degli interventi rimandati” ha portato al sostanziale azzeramento dei rinvii (solo 1 nell’anno 2014).
Lean-novazione del percorso Stroke
Il team, costituito da tutte le unità operative coinvolte e con la Stroke Unit come capofila, ha condotto una dettagliata analisi dei delta temporali del percorso door-to-needle (dall’ingresso in PS all’inizio del trattamento) per i pazienti ischemici candidati al trattamento con fibrinolisi sistemica. Le azioni migliorative individuate hanno riguardato tutti gli attori coinvolti, dall’attività di primo soccorso prestata dal 118 fino al trattamento in neuroradiologia, portando a una drastica riduzione del tempo door-to-needle da 76 a 46 minuti.
Adminweb… tutto qui???!!?
Le attività legate alla gestione delle risorse umane e tecnologiche sottraevano molto tempo al personale della NINT. È stato perciò ideato e autonomamente sviluppato dal team un applicativo web per gestire agevolmente turni e formazione del personale, correzioni anagrafiche e tracciabilità dello stato delle macchine. L’applicativo ha consentito un’efficace standardizzazione di tutte le attività e una significativa riduzione nei tempi di gestione del turno.
Dentiere traballanti
A seguito dei ritardi riscontrati nel pagamento delle fatture ai laboratori che forniscono prestazioni protesiche, Ufficio ticket ed Odontostomatologia hanno attivato una forte azione di standardizzazione del processo, individuando puntualmente soluzioni per snellire e standardizzare il flusso delle attività con l’obiettivo di azzerare i ritardi per l’anno 2015.
A prova di Cartilagine
Il team ha puntato a ridurre gli spostamenti inutili nell’ambulatorio prelievi pediatrico. Analizzando gli spostamenti con una “spaghetti chart” e applicando efficacemente la tecnica 5S sono stati ottenuti risultati eclatanti: -25% per la durata della prestazione, -70% per il numero di passi compiuti dagli operatori.
Miglioriamo in SMED
I tempi di cambio in una sala operatoria rappresentano i momenti a minor valore tra le attività svolte in un blocco operatorio. Il team si è impegnato a realizzare un progetto SMED (Single Minute Exchange of Die) per ridurre il tempo di setup. L’applicazione dello SMED ha portato tutti gli operatori a confrontarsi sulle procedure e le prassi adottate, individuando semplici contromisure.
Contemporaneamente al Gemba Walk, nell’Auditorium sono stati esposti gli altri 40 progetti presentati che hanno portato ottimi risultati, riassunti di seguito:
…ed inoltre progetti che impattano su:
* Sicurezza del paziente
* Comunicazione
* Informatizzazione
* Formazione del personale.
Infine, la giuria ha decretato i vincitori e premiato alcuni progetti per le loro caratteristiche peculiari.
Il Lean Day del 2014 è stato caratterizzato da una forte partecipazione (circa 400 professionisti): si tratta di un evento rivolto principalmente ad un pubblico interno, con l’obiettivo di coinvolgere il personale dell’azienda portandolo a conoscere e condividere un progetto comune, ma è aperto a tutti coloro che sono interessati al metodo e vogliono implementarlo.
Al contempo l’evento costituisce un momento di validità strategica per premiare tutti coloro che si sono impegnati nei progetti di miglioramento, per rafforzare l’identità aziendale e per accrescerne il prestigio.
* Ufficio Lean, Azienda Ospedaliera Universitaria Senese
