di Bastiaan Brouwer*
L’organizzazione: armonia e stabilità in azienda
Il successo della Toyota, grazie al suo Toyota Production System (TPS), è ormai conosciuto in quasi tutto il mondo industriale e la Lean è diventata uno standard di riferimento in quasi tutti i settori.
Meno conosciuta è invece la cultura aziendale giapponese, il fondamento su cui è stato costruito il Toyota Production System e che tante aziende Lean stanno cercando di adottare. Ma cosa caratterizza la cultura aziendale giapponese? Questa volta parliamo dell’organizzazione.
In armonia si raggiungono gli obiettivi
Lo scopo principale della tipica azienda giapponese è sopravvivere nel lungo termine, assicurando il lavoro per tutti i dipendenti. Sembra un principio che possa valere per tutte le aziende, ma invece la tipica azienda anglosassone, per esempio, è orientatasoprattutto al profitto annuale. I giapponesi ci insegnano che seguire un piano di lungo termine uniscetutti i dipendenti nel raggiungimento degli obiettivi aziendali.
Gli obiettivi aziendali possono essere molto diversi da un reparto all’altro, creando una sorta di scontro, invece che di collaborazione. Il segreto dell’armonia, nelle aziende giapponesi, si basa sia sull’allineamento degli obiettivi che sul coinvolgimento delle persone, condizione che viene raggiunta grazie all’utilizzo di tre strumenti.
Hoshin
Il primo strumento è il processo Hoshin, che significa bussola. La chiave del successo di questo processo è decomporre gli obiettivi dell’azienda, spesso grandi e complessi, in piccole mansioni gestibili per tutte le funzioni. In questo modo, ogni dipendente ad ogni livello dell’organizzazione sa come contribuire al successo dell’azienda.
Riunioni in piedi
Il secondo strumento è rappresentato dalle emblematiche riunioni in piedi, tipiche per la loro efficienza e efficacia. Le riunioni, giornaliere o settimanali, hanno l’obiettivo principale di focalizzare il team sugli obiettivi più importanti del turno, del giorno o della settimana. Obiettivi, supportati da vari indicatori, che sono sempre un mix tra quelli di breve termine come produttività e qualità, e quelli di lungo termine come formazione e miglioramento.
Comunicazione
Perché tutto questo accada, la comunicazione è fondamentale. Partendo dal concetto ‘se il destinatario non lo capisce bene, il mittente non l’ha spiegato bene’, le aziende giapponesi investono molto nella comunicazione. La strategia e gli obiettivi vengono comunicati ripetutamentee ovunque e in modo tale che possano essere capiti e perseguiti da tutti.
Il lavoro si svolge in maniera stabile
Per i giapponesi il controllo delle proprie emozioni e la ricerca continua di perfezionare il proprio mestiere sono considerate grandi virtù. Questo concetto si ritrova anche in azienda, dove l’organizzazione maniacale ha lo scopo di evitare e prevenire possibili problemi invece di doverli risolvere successivamente. Tutto questo sembra scontato, ma se pensiamo alla cultura occidentale, spesso è vero esattamente il contrario, dato che sia la sopportazione che la gestione del caos sono riconosciuti come indici di qualità e non come difetti.
L’organizzazione del lavoro è un esempio di un circolo virtuoso, dove tutti gli elementi contribuiscono alla stabilità dello svolgimento dello stesso, per esempio:
Dipendenti super formati
Il cuore del sistema di produzione della Toyota è lo sviluppo delle persone. Ogni dipendente viene preparato e formato alla perfezione prima di cominciare il suo lavoro. È un investimento significativo, ma indispensabile secondo le aziende giapponesi. Una persona formata porta consistenza e qualità, elementi chiave per la stabilità e l’efficienza del processo lavorativo.
Luogo efficiente
Il luogo di lavoro è sicuro e efficiente, grazie al sistema delle 5S, per cui nessuno spreca tempo a cercare materiali, attrezzi e informazioni, e l’attenzione alla prevenzione degli infortuni è massima. Quando le 5S vengono implementate bene, significa che nel luogo di lavoro si trova soltanto quello che si usa spesso, nelle quantità giuste e organizzato in un modo efficiente, visibile e comprensibile per tutti. Si pulisce e si mantiene il posto di lavoro in sicurezza secondo lo standard e quando si trova una deviazione, ci si impegna a trovare la causa per evitarla in futuro.
Macchine funzionanti
Le macchine funzionano sempre e come devono, evitando ogni tipo di spreco di tempo e materiale, grazie al sistema TPM. TPM o Total Productive Maintenance, si basa sul paradigma che le macchine hanno una vita eterna e si rompono soltanto perché noi le lasciamo deteriorare. Nelle aziende giapponesi la funzione manutenzione é fondamentale e molto presente. Inoltre, gli operai aiutano la manutenzione facendo loro i piccoli lavori, secondo un piano stabilito. Lavorando insieme, manutenzione e operai, riescono a tenere le macchine in ottime condizioni, garantendo la massima disponibilità per il lavoro.
Lavoro sempre finito
La giornata lavorativa in Giappone si conclude quando il lavoro programmato è stato fatto. Questo può significare che i dipendenti devono fare delle ore straordinarie. Questo sistema ha il vantaggio che il lavoro di un turno è altamente prevedibile e perciò l’organizzazione è altamente efficiente. Non si genera nessun spreco dalla programmazione cambiata, dai rifornimenti aggiustati o dall’organizzazione di personale all’ultimo momento perché è stato finito quello che bisognava fare nel turno o nel giorno precedente. Inoltre, il focus sulla finitura del lavoro, porta anche un miglior focus sui problemi che hanno causato il prolungamento del lavoro e la soluzione di essi, con lo scopo di evitarli in futuro.
* Direttore per il mercato Italiano e Lean Master Black Belt di CRAFT Lean Management; esperto di Operations Management, Strategia e Finance in contesti internazionali, è specializzato in miglioramenti rapidi. Durante la sua carriera si è occupato di diffondere la metodologia Lean e di progettare e supportare programmi strategici di ottimizzazione operativa e di riorganizzazione, occupandosi anche, nel ruolo di responsabile, di pianificazione e controllo finanziario del portafoglio aziendale.
