di Gianandrea Capo*
Ogni organizzazione impegnata nel percorso evolutivo di lean transformation necessita di misurarsi per poter verificare di aver intrapreso i cambiamenti corretti e intervenire efficacemente per migliorarsi, infatti, come diceva Lord William Kelvin, “Se non si può misurare qualcosa, non si può migliorarla”.
Tuttavia, rispetto a un’organizzazione tradizionale, deve essere trasformato anche il modo in cui si misura: individuare il punto di vista corretto dal quale indagare un fenomeno è fondamentale per poter orientare in modo corretto il miglioramento.
Il principio di indeterminazione di Heisenberg dice che non si possono conoscere i dettagli di un sistema senza perturbare lo stesso, e questo trova particolare riscontro anche nelle organizzazioni. Nel momento in cui misuriamo qualcosa e oggettiviamo la misurazione, le persone saranno istintivamente portate ad attivarsi per far sì che tale misurazione migliori.
Nessun essere umano è contento di lavorare male o di non produrre risultati, ognuno di noi istintivamente desidera vedere i risultati del proprio lavoro e quello che un’organizzazione evidenzia attraverso le misurazioni di performance diventa inevitabilmente un driver di miglioramento. Di recente nel corso di un progetto presso un cliente abbiamo rilevato come il solo comunicare a un team di persone che era stata avviata la misurazione di un particolare aspetto di performance ha portato, pur non avendo avviato alcun progetto di trasformazione, lo stesso team a incrementare la propria performance del 50%.
La misurazione diventa quindi un driver importante non tanto per “controllare” un risultato, quanto per indirizzare le persone verso l’obiettivo strategico voluto, per consentire loro di prendere decisioni atte a creare miglioramenti. E dato che un passaggio fondamentale nell’evoluzione delle organizzazioni verso il lean system è l’organizzarsi e il pensare per processo, le misurazioni devono essere orientate a mostrare le performance di un processo e non di una funzione, di un reparto o di un gruppo di persone.
Sappiamo bene che ottimizzare localmente un’attività potrebbe non consentire di ottimizzare globalmente un sistema, ma spesso nelle organizzazioni si punta migliorare le performance di una singola macchina, di un ufficio, senza tenere in considerazione la performance globale dell’insieme di attività che generano il valore che il cliente desidererebbe pagare. Se migliorare un processo significa organizzarlo in modo snello, privo di sprechi, le misurazioni devono essere in grado di mettere in evidenza i problemi, di fornire un supporto all’individuazione dei muda e non semplicemente mettere in mostra un risultato negativo che qualcuno dovrà “giustificare”. I principi del lean system ci insegnano che le persone più adatte a risolvere i problemi di un processo sono le stesse che ci lavorano, ma questo ci dà un’ulteriore indicazione di come individuare le misure corrette: creare algoritmi complessi o analisi elaborate che solo i controller possono comprendere aiuterà davvero le persone a migliorare? O non sarà forse necessario creare misure semplici da capire e usare, in modo da generare stimoli e non frustrazioni da parte di chi sarà chiamato a migliorare tali misure?
Infine, immaginate di dover scrivere un articolo e di poter leggere a video ogni carattere digitato solo dopo alcuni minuti: sareste in grado di verificare prontamente gli errori e correggere la battitura in modo efficiente ed efficace? Allo stesso modo chi opera nel processo deve avere a disposizione misure tempestive, in grado di allertarlo subito, e non dopo settimane, che qualcosa non sta funzionando e che ci sono problemi su cui intervenire.
In conclusione, un sistema di misurazione in grado di indirizzare e supportare il miglioramento deve avere queste imprescindibili caratteristiche:
1) Essere focalizzato sui processi
2) Evidenziare i muda e indirizzare la ricerca della causa radice
3) Essere semplice da usare, interpretare e calcolare
4) Essere tempestivo in modo da consentire contromisure immediate.
*Consultant auxiell, Partner percorso CUOA Lean Accounting Experience
