di Marco Doria*
Se ne parla da tanto tempo ormai e sulle riviste specializzate (ma non solo) se ne è scritto ancor di più.
Il tema è quello dell’emissione della fattura elettronica (e-fattura) che, come a tutti noto, fra poche settimane diventerà obbligatoria oltre che per operazioni con la pubblica amministrazione, anche per operazioni tra soggetti con partita Iva, siano essi persone o imprese (Business To Business, B2B), sia per operazioni con soggetti privi di partita Iva (Business To Consumer, B2C), con però alcune eccezioni di cui diremo appresso.
Obiettivo di questo contributo è quello di ripercorrere sinteticamente i principali elementi che è necessario conoscere per trovarsi pronti (semmai non lo si fosse già) alla scadenza del primo gennaio prossimo.
Anzitutto che cosa si identifica con il termine e-fattura? Ebbene, con la locuzione “fatturazione elettronica” si identifica il processo digitale che genera e gestisce le fatture nel corso dell’intero ciclo di vita che le caratterizza: dalla generazione, all’emissione/ricezione, fino alla conservazione, a norma, per 10 anni.
Detto in altre parole, non è possibile affermare che abbiamo ricevuto una fattura elettronica quando, come spesso accade, riceviamo fatture allegate ad un messaggio di posta elettronica.
Cosa si intende, quindi, per fattura elettronica e quali sono le differenze con la fattura denominata analogica?
La fattura analogica, come tutti i documenti di quel genere, si materializza su supporti di vario genere, il più delle volte cartacei, ed è immediatamente leggibile (basti pensare alla creazione di una fattura con un semplice programma word e la si stampa in “pdf” per poi inviarla ad un cliente): la fattura analogica dovrà essere comunque stampata e custodita, al contrario della fattura elettronica che esiste a prescindere dalla sua materializzazione su carta.
La fattura elettronica, invece, è composta da un insieme di simboli suscettibili di essere interpretati solo attraverso sistemi di elaborazione dati e può, naturalmente, essere commutata anche su carta in formato leggibile. A motivo del suo formato condiviso, la e-fattura, permette di tradurre in pratica il concetto di interoperabilità, che consiste nella possibilità dei diversi sistemi informatici di interagire tra di loro potendo leggere documenti informatici impostati nella medesima struttura ([1]).
La fattura elettronica dovrà essere poi essere firmata digitalmente, conservata a fini fiscali secondo precise regole e trasmessa attraverso il Sistema di Interscambio predisposto dall’Agenzia delle Entrate (SdI).
Per quanto riguarda le sue caratteristiche, la fattura elettronica deve essere creata in un formato elettronico statico e non modificabile, cioè in modo tale per cui il contenuto risulti non alterabile durante le fasi di accesso e di conservazione, nonché immutabile nel tempo ([2]). Essa deve poter essere resa leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo e informatico presso il luogo di conservazione delle scritture, ai fini di verifiche, controlli o ispezioni, ovvero esibita anche per via telematica secondo le modalità stabilite con provvedimenti dei direttori delle competenti Agenzie fiscali.
Infine la e-fattura deve essere memorizzata su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo, purché sia assicurato l’ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo d’imposta ([3]).
Si diceva prima che vi sono alcune eccezioni in tema di emissione di fattura elettronica. Il suo uso non è obbligatorio per i contribuenti “minimi” ([4]) e per i “forfettari” ([5]), che però le potranno ricevere. Tali categorie di contribuenti, esclusi dall’obbligo di produrre la fattura elettronica, hanno tuttavia la facoltà (si ribadisce, non l’obbligo) di emetterla se agli stessi richiesta.
Un’altra importante informazione che è bene conoscere è che tutti i soggetti (con ovvio e prioritario riferimento a quelli meno ”strutturati”) obbligati alla fattura elettronica possono delegare un professionista ad emettere e a conservare le e-fatture per loro conto, ovvero possono affidarsi ai servizi offerti dall’Agenzia delle Entrate (AE).
Nel primo caso, chi decide di affidarsi a un professionista abilitato ai servizi fiscali può farlo online tramite i servizi telematici Entratel/Fisconline dell’Agenzia delle Entrate, o in alternativa, presentando un modulo presso un Ufficio territoriale dell’AE.
Nel secondo caso, invece, ci si può rivolgere al servizio gratuito denominato “Fatture e corrispettivi” ([6]) che permette di generare, trasmettere e le fatture elettroniche (oltre che consultare i dati delle stesse e di quelle ricevute), trasmettere e consultare i dati delle liquidazioni periodiche Iva e trasmettere e consultare i dati dei corrispettivi.
Va da sé che dal momento in cui si iniziano ad emettere fatture elettroniche, non dovranno più essere emesse fatture in formato cartaceo (fatta eccezione che per i soggetti esclusi dall’obbligo di e-fattura). È previsto però che il contribuente possa richiedere la copia cartacea dell’originale in formato elettronico inviatogli nell’area web riservata del sito dell’Agenzia.
Va da sé anche che la metodologia di emissione della fattura in formato elettronico non modifica in alcun modo le tempistiche delle relative registrazioni né quelle dei corrispondenti versamenti Iva. Le e-fatture vanno infatti inviate al Sistema di Interscambio (Sdi) dell’AE che diventa quindi il riferimento per registrazioni e versamenti ([7]).
Vi sono due ultime questioni non banali da affrontare. Quando si considera emessa una fattura elettronica? E che cosa succede se la e-fattura viene scartata dal Sdi?
Per quanto concerne il primo aspetto, la fattura elettronica si considera emessa alla data che viene indicata nella fattura stessa che deve corrispondere al momento di effettuazione dell’operazione, anche se l’effettiva trasmissione al Sistema di Interscambio potrà non essere contestuale ma da inviare entro le ore 24:00 della data di effettuazione dell’operazione ([8]).
Nel caso in cui la fattura elettronica dovesse malauguratamente essere respinta, quindi scartata, dallo Sdi (e siamo al secondo aspetto), il Sistema invierà un messaggio automatico di “scarto” entro cinque giorni dall’invio. In quel momento la fattura si intenderà non emessa ed il contribuente dovrà procedere, entro i 5 giorni successivi alla comunicazione di scarto, ad un nuovo invio della fattura (con medesimo numero e data) oppure, se questa prima soluzione non fosse possibile, emettere un nuovo documento con nuovo numero e data ([9]).
Al fine di non commettere possibili errori nelle liquidazioni periodiche Iva, il suggerimento che da più parti viene dato è quello di trasmettere le e-fatture al Sdi 5 giorni prima della fine del mese o del trimestre.
*Group CFO presso Corvallis Holding S.p.A., Membro Advisory Board CUOA Finance
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([1]) Sarà possibile immettere, per esempio, nei sistemi contabili l’intero ciclo attivo delle fatture emesse, soprattutto quelle relative ad operazioni standardizzate, attraverso riversamenti di dati che ridurranno notevolmente i tempi rispetto all’immissione manuale dei dati delle singole fatture.
([2]) Ad esempio, il documento informatico non deve contenere macroistruzioni o codice eseguibile, tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati.
([3]) Ovviamente devono anche essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data, o le associazioni logiche di questi ultimi.
([4]) Detti anche “di vantaggio”, commi 1 e 2, art. 27 D.L. 98/2011.
([5]) Commi 54-89, art. 1, L. 190/2014, Legge di Stabilità 2015.
([6]) Disponibile sul sito www.agenziaentrate.gov.it per imprese e professionisti (titolari di partita Iva)
([7]) I termini di emissione delle e-fatture rimangono invece quelli già fissati dalla normativa vigente (momento di effettuazione dell’operazione e momento di esigibilità dell’imposta)
([8]) C’è da aspettarsi però che specie in una prima fase, saranno accettate anche le e-fatture inviate con un “minimo” ritardo.
([9]) “Per la quale risulti un collegamento con la precedente fattura scartata da Sdi e successivamente stornata con variazione contabile interna (senza trasmissione a Sdi) onde rendere comunque evidente la tempestività della fattura stessa rispetto all’operazione che documenta”.
