Esperienza pratica per la riduzione delle inefficienze nei processi d’ufficio: il Lean Office Game in Ceccarelli Group

Anche quest’anno Ceccarelli Group, azienda appartenente al CLUB Member CUOA, ha organizzato, in collaborazione con CUOA Business School, il consueto incontro di formazione e avvicinamento al Lean Thinking, rivolto ai propri clienti e fornitori. Le attività si sono svolte nella sede di Udine, con la presenza dello Staff CUOA e di Andrea Furlan, Direttore Scientifico del Lean Center.
Questo terzo appuntamento si è distinto dai precedenti, inerenti aspetti di teoria accompagnata a casi aziendali del territorio, in quanto caratterizzato da un pomeriggio di “formazione sul campo”, con una simulazione di applicazione dell’approccio Lean in ambito ufficio: il Lean Office Game.
La metodologia formativa, sviluppata in maniera originale da CUOA Business School, si caratterizza per la modalità pratica e interattiva, finalizzata a individuare gli sprechi, identificare il flusso di azioni che genera valore e a gestire in maniera più efficiente i processi d’ufficio.
Attraverso lo svolgimento di varie “fasi di gioco”, che simulano una vera e propria trasformazione Lean, alcuni partecipanti si calano nei ruoli che caratterizzano le principali funzioni presenti all’interno di un’azienda reale (es. responsabile commerciale, responsabile ufficio tecnico, responsabile produzione, responsabile acquisti, ecc.) e altri ricoprono il ruolo dei clienti, rivolgendo richieste su stato di avanzamento del loro ordine e su necessità di acquisto di un determinato prodotto o servizio.
All’inizio della simulazione, le attività svolte seguono una gestione di tipo tradizionale (caratterizzata dalla presenza di silos funzionali, assenza di comunicazione tra uffici ecc.), mentre alla fine, grazie all’introduzione di alcuni miglioramenti derivati dall’approccio Lean (ovvero abolizione dei lotti di produzione, polifunzionalità, suddivisione in famiglie di prodotto ecc.), si raggiungono risultati che consentono di lavorare in maniera più efficiente, in piena coerenza con le esigenze del mercato e recuperando tempo da dedicare ad azioni a maggiore valore aggiunto.
L’incontro ha permesso, anche a coloro che non conoscevano le metodologie Lean, di acquisire alcuni concetti fondamentali, implementabili nella gestione dei processi d’ufficio, raggiungendo l’obiettivo di allineare questi ultimi alle reali esigenze del proprio business.