di Giorgio Beghini*
Per le aziende la situazione peggiore è quella di rispondere a un evento negativo solamente quando questo si presenta, in altri termini “navigare al buio”!
Numerose sono le testimonianze di clienti che hanno scelto un fornitore per la sua capacità di gestire il progetto, per avere una maggior garanzia sulla puntualità e sulla flessibilità del progetto.
La capacità tecnica di realizzare un prodotto o un servizio è una condizione necessaria, ma non più sufficiente, per soddisfare le esigenze del cliente. Viene richiesta la provata capacità di gestire opportunamente il progetto. Tutto ciò rende oggi il Project Management una modalità di lavoro a cui non si può rinunciare.
La necessità del cliente è che esista e sia sistematicamente utilizzato un sistema organizzativo di gestione dei progetti; tutto ciò permette di governare il progetto, capire come sta evolvendo, monitorare i rischi, in modo da poter intervenire preventivamente.
La gestione del portafoglio (insieme dei progetti) necessita di una funzione organizzativa fondamentale, il Project Management Office (PMO), il quale deve provvedere al coordinamento dell’insieme dei progetti. Un altro importante compito del PMO è introdurre, diffondere e migliorare il sistema organizzativo di Project Management.
Assieme agli strumenti sono necessarie competenze comportamentali, la prima delle quali è saper gestire un team e la seconda è saper gestire le relazioni con gli stakeholder (coloro che sono interessati al progetto o si percepiscono come tali).
La comunicazione è un altro degli elementi a cui prestare particolare attenzione; il vero obiettivo è riuscire a far percepire il valore di ciò che stiamo realizzando ai diversi stakeholder. Questo obiettivo spesso non viene realizzato o non gli viene assegnata la dovuta importanza.
Per realizzare una comunicazione efficace c’è la necessità di sviluppare competenze specifiche, comportamentali, come pure quelle di conoscenza degli strumenti più efficaci da utilizzare con i diversi stakeholder, primo tra tutti il cliente.
La direzione di un’azienda si accorge di avere la necessità della figura professionale del Project Manager, ed in generale del sistema organizzativo di Project Management, quando deve avere la visione d’insieme del portafoglio progetti e lo stato dei singoli progetti, per poter prendere delle decisioni corrette. In altri casi la richiesta arriva alla direzione direttamente dal cliente, purtroppo a fronte di qualche problema!
È impensabile gestire efficacemente i progetti e farne percepire il valore, senza la “visione” d’insieme. Ciò equivale a correre in una stanza buia, in cui ci sono dei mobili e cambiare direzione solamente nel momento in cui li si colpisce; questo dolore potrebbe essere evitato solamente accendendo una lampadina: il Project Management!
La prima esigenza per la direzione è dotarsi di un processo che permetta di attivare consapevolmente i progetti, sia quelli per i clienti che quelli di miglioramento, oltre a controllarne i tempi, i costi, i rischi, le risorse e non per ultimo la sostenibilità dell’intero portafoglio.
La seconda esigenza è il bisogno di mantenere la relazione con il cliente che ha sempre più necessità di una figura di riferimento su cui contare, il Project Manager. Tale figura è importantissima e permette inoltre di instaurare un clima di fiducia. La relazione infatti che si crea tra il cliente ed il Project Manager è basata sulla fiducia e sulla competenza; è un grande valore che permette anche di percepire nuove esigenze e quindi di sviluppare ulteriore business sul cliente.
*Consulente, formatore ed esperto in ambito Project Management, Faculty Corso executive Jobleader Project Management
