Credit Manager e gestione del credito: alcune riflessioni sul ruolo
In origine la figura del Responsabile Ufficio Crediti veniva identificata come quella persona che, arrancando, cercava di recuperare dei crediti.
Oggi, il Credit Manager è un perno fondamentale nell’area finanziaria con l’obiettivo di ridurre gli scaduti, gli insoluti, di aumentare le vendite, il tutto nell’ottica di controllare e gestire il rischio aziendale.
Il Credit Manager è una persona sostanzialmente equilibrata con capacità negoziale di autocontrollo e di relazioni interpersonali. Deve infatti saper gestire l’insorgere di tensioni tra la direzione commerciale e finanziaria.
Da una parte c’è chi ha la mission di vendere il più possibile, magari a condizioni “benevole” e dall’altra parte vi è chi ricerca velocità e sicurezza d’incasso mitigando o annullando i rischi di mancati pagamenti.
Il ruolo del Credit Manager è strategico e influente nell’ambito del controllo finanziario e i suoi compiti consistono nelle seguenti attività:
- stabilire quando, quanto e a chi concedere il credito
- monitorare le performance del credito
- incassare i clienti e controllare la loro solubilità, sollecitando i ritardi/insoluti
- regolarizzare i tempi medi di incasso su crediti scaduti
- gestire, per l’area di competenza, cassa e tesoreria (gestione efficiente del CCN)
- prevedere e risolvere temporanee crisi di liquidità
- contribuire a ottimizzare i rapporti con le banche e altre fonti di credito
- contribuire a migliorare il patrimonio commerciale dell’azienda
- raccogliere ed elaborare informazioni in merito alla situazione economico-finanziaria dei clienti, anche tramite incontri diretti, e della loro posizione concorrenziale per l’assegnazione a ciascuno di una “soglia di affidabilità”
- condividere e presentare le posizioni a rischio in un comitato crediti con l’alta dirigenza aziendale
- gestire le eventuali coperture assicurative.
Le skill richieste alla figura del Credit Manager sono precisione e affidabilità, competenza in ambito legale e amministrativo, capacità di analisi economico-finanziarie (nonché di analisi strategica del cliente e del mercato), autonomia e autorevolezza nel processo decisionale.
Il Credit Manager riveste un ruolo di grande responsabilità con notevoli qualità intrinseche da esibire, al pari delle altre figure del management aziendale.
In situazioni di stress finanziario e produttivo come in questi mesi (gestione Covid) il ruolo del Credit Manager assume a maggior ragione un ruolo cruciale.
Ci aspetta purtroppo un periodo difficile dove la crisi economica, il peggioramento delle condizioni dei mercati finanziari, l’accesso al credito più selezionato e costoso, l’incremento della massa di crediti incagliati, la crescita dei debiti e la scarsa patrimonializzazione possono contribuire a mettere in difficoltà un’azienda e un bravo Credit Manager potrebbe fare la differenza.
Quali sono gli strumenti di prevenzione del rischio credito?
Si possono mettere in pratica una serie di procedure più o meno standard per valutare l’affidabilità economica dei propri clienti e dunque per stabilire se l’esposizione sia rischiosa e se i clienti siano meritevoli di credito.
Fondamentale è l’importanza di un sistema di efficiente e sistematico monitoraggio della situazione finanziaria dei clienti.
Nella mia Azienda, Burgo, storica cartiera italiana con sede ad Altavilla Vicentina, ci avvaliamo di una società specializzata che, tenendo costantemente sotto controllo la complessiva situazione societaria e finanziaria dei clienti, è in grado di segnalare tempestivamente le situazioni di “allarme” fornendoci nel contempo tutte le informazioni commerciali essenziali per valutare il cliente. Tale società ci mette a disposizione una piattaforma connessa con i maggiori data provider nazionali e internazionali per il download dei dati societari ed economico-finanziari della società e include svariati strumenti per la gestione delle esposizioni commerciali sia a livello di singolo acquirente che a livello di portafoglio.
Se serve poi qualcosa di più dettagliato si può richiedere un Business Report che include una serie di controlli pre-fido che vanno da un report di solvibilità alla visura catastale, dal controllo dei protesti a un report relativo al reddito e all’affidabilità, sia per le persone fisiche che giuridiche.
Diviene fondamentale sempre più conoscere i propri clienti al fine di stabilire consapevolmente condizioni di fornitura di pagamento che possano tutelare l’azienda che li offre ma siano anche sostenibili per l’azienda che li riceve.
Nel lavoro del Credit Manager la velocità di azione è una qualità fondamentale. Ricevere quindi un’informazione al momento giusto per agire prontamente è vincente nell’attività del recupero crediti; sappiamo che più i mesi passano e più è difficile recuperare il nostro denaro (statisticamente provato).
L’attività di verifica sul cliente deve essere svolta anche preventivamente, prima di qualsiasi sottoscrizione di contratti di vendita o di accordi commerciali. Ricordo che con l’invio della conferma dell’ordine, prima della consegna della merce al cliente e della corrispondente fatturazione del corrispettivo, viene definito un preciso impegno per l’azienda e sorge un “rischio potenziale”.
Altro strumento usato per mitigare il rischio aziendale e prevenire spiacevoli sorprese è sicuramente la copertura assicurativa. Polizze ce ne sono di vari tipi e di vari prezzi: serve trovare la copertura “su misura” per la propria realtà aziendale.
Oltre all’assicurazione credito “tradizionale, che prevede la richiesta di un fido puntuale per ogni cliente, si possono valutare altre polizze. Ad esempio, l’Excess of Loss (o eccesso di perdita) concepita per aziende di dimensioni medio-grandi con una gestione del credito di provata affidabilità, che richiedono una copertura assicurativa finalizzata a proteggere il bilancio dell’azienda contro eventi di carattere e frequenza eccezionali.
Esiste anche la possibilità di accedere ad una polizza di secondo livello che affianca alla copertura della polizza crediti commerciali tradizionale un plafond di indennizzi supplementari per le esposizioni non garantite integralmente. L’assicurazione Top Up (viene così definita)copre quindi anche gli importi extrafido, altrimenti a carico dell’azienda, e rappresenta un’ulteriore garanzia a copertura del fatturato dell’impresa in caso di insolvenza di uno dei suoi debitori. Viene generalmente stipulata con una compagnia assicurativa diversa da quella che concede il fido base, che deve essere informata della seconda copertura e accettarne le condizioni.
Da ultimo evidenzio la possibilità di attivare la polizza Rischio Singolo Export permette all’azienda di coprire anche un solo acquirente. In Burgo utilizziamo una polizza di copertura tradizionale affiancata a una di secondo livello (top up). Abbiamo altresì scelto di lavorare con più compagnie di assicurazione credito suddividendo le aree di vendita e i diversi business; sappiamo infatti che alcune compagnie sono più performanti all’estero e altre Italia.
Importanza di una procedura interna sulla gestione dei crediti (Credit Collection)
Poiché la concessione di credito alla clientela comporta l’assunzione di un rischio potenziale di perdita del credito stesso o di ritardato pagamento, è opportuno che il credito sia gestito con una logica di processo, supervisionato da una funzione aziendale che ne sovrintenda in maniera unitaria le varie fasi, con responsabilità e deleghe.
Tutto questo, e non solo, deve essere oggetto di una procedura condivisa con la funzione commerciale e amministrativa.
Tale procedura dovrebbe contenere le linee guida che regolamentano il rapporto con i clienti sotto il profilo finanziario, definendo competenze e limiti di operatività di ogni funzione aziendale. Non si tratta di un mero manuale ma di una guida per le funzioni aziendali che operano nella gestione e recupero del credito, e che devono essere tutte adeguatamente coinvolte in ordine alle esigenze di natura finanziaria dell’azienda.
Non ci sono regole generali per la redazione di una procedura interna sui crediti; ogni impresa dovrà predisporne una ad hoc, in rapporto alla propria attività, la propria struttura, la propria strategia commerciale/finanziaria, le proprie specifiche esigenze.
Vi sono comunque dei principi ai quali una procedura crediti interna dovrebbe ispirarsi, quali:
- l’adozione di sistemi operativi che consentano l’analisi del rischio finanziario di tipo preventivo (per i clienti nuovi) e periodico (per tutti i clienti in essere)
- l’adozione di un sistema di monitoraggio dei limiti di fido concessi ai clienti
- l’adozione di un sistema di monitoraggio delle varie scadenze di pagamento
- l’adozione di un sistema di blocco automatico degli ordini dei clienti in caso di esposizione superiore al valore del fido assegnato e/o di crediti scaduti oltre un certo limite temporale
- l’adozione di un sistema di solleciti ai clienti, scadenzati in modo preciso.
Certificazione della procedura e dei processi di Risk Management: l’esperienza in Burgo
Burgo ha ottenuto a fine 2019 la certificazione del proprio sistema di credit management. La società è stata certificata secondo la Prassi UNI/PdR 44:2018 e lo standard TÜV Rheinland CMC:2012, gli standard che definiscono internazionalmente i criteri per la prevenzione, la valutazione e la gestione dei rischi inerenti il credito commerciale, sia nel mercato domestico sia estero.
Il processo di certificazione è stato avviato nel febbraio del 2019 e ha convolto varie funzioni aziendali, non solo l’ufficio crediti. È stata un’esperienza che consiglio e che ha favorito anche nei colleghi d’ufficio la consapevolezza dei processi aziendali, dell’importanza del proprio lavoro e delle ripercussioni dello stesso sulle altre funzioni.
Tale attività di certificazione corona un percorso avviato da alcuni anni, iniziato con la validazione della nuova procedura credito, che ha portato Burgo a ridurre le perdite sui crediti commerciali, tagliare l’ammontare delle fatture scadute e ottimizzare la gestione del circolante.
Autore: Andrea Porelli – Group Treasury, Credit & Insurance Manager BURGO GROUP SPA; Alumnus Executive Master in Finance
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