Nelle aziende la funzione Controllo di Gestione si caratterizza per un utilizzo intenso di strumenti informatici: le attività di misurazione e controllo richiedono infatti il recupero di dati, la loro trasformazione, il calcolo di KPI (Key Performance Indicators) e infine la rappresentazione in forma adeguata per il top management. I suddetti ERP hanno inoltre aumentato in modo importante la presenza di dati strutturali e puntuali lungo le diverse dimensioni di analisi (in particolare prodotto e cliente/mercato), e questo richiede una sempre maggiore capacità di trasformare Dati in Informazioni Utili per Decidere.
In questo panorama complesso si sono affermati, specie negli ultimi 10 anni, software di Business Intelligence (di seguito anche BI) e di Corporate Performance Management (di seguito anche CPM), insieme all’uso sempre più “avanzato” di Excel.
Il termine più storico (anni ’90) è quello di Business Intelligence (BI), utilizzato sia come approccio all’analisi dei dati che con accezione informatica.
Con il termine Business Intelligence (BI) si intende la capacità di un’organizzazione di capire il proprio business (processi, clienti, risorse, sistemi, contesto competitivo) per intervenire su di esso in modo consapevole, tempestivo ed efficiente.
La BI è il processo di raccolta, archiviazione e analisi dei dati aziendali: fornisce metriche aziendali per favorire un miglior processo decisionale. Dal punto di vista tecnologo la BI è una piattaforma software che si occupa di recuperare, trasformare, analizzare dati e fornire KPI, report e grafici.
Gli ambiti applicativi della BI sono trasversali: statistiche sulle vendite, analisi di marginalità, reporting economico navigabile, analisi e indici di magazzino e altro ancora.
La figura 1 rappresenta in modo schematico una piattaforma di BI.
La parte superiore della figura rappresenta il cosiddetto “back end”, che possiamo definire come la parte sommersa dell’iceberg: è “dove” si trovano le procedure di ETL (estrazione, trasformazione, caricamento dei dati) necessarie per il recupero dei dati da diverse fonti (ERP, CRM, Dipartimentali, fogli XLS) e renderli utilizzabili per le analisi, quindi con processi di pulizia, normalizzazione e di data quality.
La parte inferiore della figura indica quali tipologie di analisi la BI deve permettere, si possono individuare quattro tipologie di esigenze:
- Reporting: un set di report (tabellari e grafici) “pre-confezionati”, che permettono di avere periodicamente un’analisi delle varie metriche (fatturato, volumi, margini, costi, ecc.) lungo le diverse dimensioni del business (Business Unit, prodotto, canale, cliente, ecc.)
- OLAP (on line analytical processing): ambito in cui l’utente può “da solo” costruire percorsi di analisi, a fronte di un “magazzino dati” e di tecniche facili come ruotare le dimensioni, passare dalla sintesi al dettaglio, scegliere quale metrica visualizzare.
- Simulazione (what if): è quanto utenti abituati da anni alla facilità di Excel si aspetterebbero anche dalla BI. Si tratta del ricalcolo di un modello (conto economico, break even, costo di prodotto, ecc.) variando un parametro a monte.
- Data Mining: questa è la frontiera più avanzata della BI. Si tratta di applicare modelli statistici avanzati a grandi quantità di dati al fine di estrarre (to mine) l’informazione nascosta nei dati. Si potrebbe dire che mentre nell’OLAP l’utente ha chiare le domande e arriva alle risposte mediante operazioni sul software, il Data Mining vuole dare risposte precise a domande vaghe: tendenze, trend, dipendenze, correlazioni, associazioni.
Il Data Mining negli ultimi anni è stato spesso sostituito con espressioni tipo Advanced Analytics o Predictive Analytics. Il continuo proliferare di slogan crea un’enorme confusione, anche tra addetti ai lavori.
Cosa si intende per Corporate Performance Management (CPM) e cosa sono i software di CPM? Mentre i software di BI sono cross (orizzontali e applicabili ai vari processi e dati aziendali), i software CPM sono dedicati al mondo Finance e in particolare alle funzioni di Pianificazione e Controllo. Secondo Gartner® possono essere definiti come segue: “Un insieme di Metodologie, Metriche e Sistemi impiegati per pianificare, monitorare e gestire le performance aziendali.”
Sono comprese metodologie e software di:
- Consolidamento e Reporting Civilistico e Gestionale
- Budgeting, Planning e Forecasting
- Analisi di Profittabilità e Ottimizzazione
- Dashboard e Balanced Scorecard.
Nella pratica il loro utilizzo è molto diffuso nei processi di Budget, di Bilancio consolidato, ma anche di Costing di prodotto (con processi di allocazione anche molto complessi).
Ci sono punti di contatto, sovrapposizioni, competizione rispetto ai software di BI? Nel paragrafo seguente verranno esposti “confini”, pro e contro, criteri di scelta tra le due tipologie di software.
La BI, nelle varie modalità viste, serve per analizzare dati. I sistemi CPM permettono (soprattutto) di gestire processi di lavoro condivisi, in particolare in ambito pianificazione e controllo di gestione.
Sul piano operativo questo si traduce in due differenze fondamentali:
- I sistemi CPM permettono in modo nativo e strutturato l’input di dati (cosa invece non possibile o comunque in modo limitato nei software di BI)
- I sistemi CPM gestiscono come loro funzione naturale gli workflow di un processo: chi può/deve fare cosa quando. A titolo di esempio inserire dati, approvare dati, consolidare, non approvare dati – tipico dei processi deliberativi.
Con riguardo al primo punto la differenza è sostanziale, di seguito alcuni esempi:
- Inserire una colonna di valori in una tabella: per esempio le competenze mensili (integrazioni e rettifiche) su una lista di conti contabili per costruire il conto economico.
- Gestire tabelle di driver (lista dei driver e i valori) rispetto a processi di allocazione costi.
Rispetto al secondo punto, si pensi tipicamente a processi di budget: la rete commerciale ipotizza i dati sulle vendite, la direzione vendite “riceve” il dato e lo approva o modifica, si arriva ad un dato finale che viene “congelato”. Inizia poi il processo di costificazione del venduto, cui partecipano altri attori (produzione, controllo di gestione): in sostanza, un insieme di interazione e soggetti legati da un obiettivo e con una serie di vincoli.
La tabella 1 propone una comparazione completa tra software BI e CPM.
La Tabella 1 evidenzia alcune altre caratteristiche che differenziano i sistemi BI e CPM, in particolare ci soffermiamo su cosa deve aspettarsi l’utente. Un utente medio/avanzato (un bravo utilizzatore di Excel) in genere si muove bene in ambito BI – con opportuna formazione – in quanto ritrova concetti e logiche già sperimentate da anni (per esempio il pivoting dei dati).
Per poter usare in modo adeguato software di CPM servono invece anche competenze tecniche di modellazione dati e di programmazione, altrimenti l’utilizzo si ferma ad un livello base.
I software CPM infatti hanno il loro DNA nel modello dati (database relazionale o multidimensionale) e questo implica la massima attenzione sulla coerenza del suddetto modello e sulla sua manutenzione nel tempo (nuovi campi, nuove regole, …).
Infine va sottolineato come i software di BI siano molti potenti a livello di dasboard e di data visualization, punto sul quale non si deve chiedere “troppo” ai software di CPM.
In conclusione: i software CPM sono in linea generale più complessi, più costosi, meno semplici da usare ai vari livelli, quindi il loro acquisto va ponderato con la massima attenzione.
Si tenga presente che diversi processi gestiti dai software CPM in molte aziende PMI (ma non solo) sono gestiti con Excel: e in alcuni casi, in base alle esigenze e in ottica costi/benefici, Excel potrebbe essere lo strumento adeguato, o si potrebbe puntare (per alcuni ambiti) a software di BI spinti al massimo.
- Conclusioni
Non esiste la soluzione perfetta, che come si è visto dipende da molte variabili: funzionali, tecnologiche e organizzative. Poiché si ragiona a capacità/risorse finite (non solo monetarie ma soprattutto in termini di risorse umane e tempo) è necessario pensare al miglior compromesso tra obiettivi e fattibilità.
Soprattutto è necessario ragionare in ottica prospettica, sapendo che ogni software è una “macchina” (più o meno complessa), che deve essere gestita, manutenzionata, adattata a condizioni che cambiano nel tempo.
Vogliamo evidenziare però una riflessione finale: i software, per poter esprimere il loro potenziale, necessitano di governance adeguata, di rapporti corretti tra IT, controllo di Gestione e funzioni di Business, di competenze e quindi di formazione, di organizzazione e processi aziendali efficienti.
In assenza di questi elementi i software sono come delle armi “spuntate”, come avere delle auto sportive o di lusso in garage, ma senza le capacità di guida o una officina adeguata per gestirli.
Autore: Giuliano Bonollo, Business Development Director Sarce S.p.A., Docente CUOA nelle aree del controllo di gestione e dell’information technology
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