di Ambra Galeazzo, Faculty Member CUOA
Immagina di correre una maratona. Inizialmente, vai ad una velocità costante e nelle tue corde. Ad un certo punto sei costretto ad andare più veloce. Devi competere con gli altri in gara e loro vanno sempre più veloci. Le cose si complicano: sempre più persone arrivano e ti costringono a continui rallentamenti ed accelerate. Non solo, il traguardo continua ad essere spostato. Senti la pressione?
Questo è come molti di noi vedono il proprio lavoro oggi: i lavori sono sempre più interconnessi, riceviamo continuamente chiamate e a nostra volta ne facciamo, riceviamo email che ci distolgono dal lavoro che stavamo facendo e a nostra volta inviamo email, non riusciamo a finire un lavoro perché arrivano altre richieste e siamo costretti a diventare sempre più veloci per finire tutto in tempo o, peggio, lavorare ore in più. Infine, quando il lavoro sembra nella fase finale, emerge un errore che ci costringe a ricontrollare tutto.
Le cose si complicano per effetto della pandemia e l’ampio uso di dispositivi tecnologicamente più avanzati. Negli uffici, le persone si trovano inserite in gruppi di lavoro sempre più distribuiti in diversi luoghi – non solo interni all’azienda ma anche esterni – e connessi con differenti tecnologie. Molte ricerche che studiano “il lavoro del futuro” evidenziano che le nuove abitudini causate dall’emergenza sanitaria e le opportunità offerte dalle tecnologie cosiddette Industry 4.0 renderanno i lavori negli uffici, che già richiedono skill elevate, sempre più complessi, vari e cognitivamente sfidanti. Ritornando alla metafora della maratona, è come se le condizioni imposte dalla pandemia e dall’avanzamento tecnologico ci porti a correre una maratona e in salita. Tuttavia, molte persone continuano ad amare la maratona.
Come ci suggerisce la letteratura scientifica, i lavori, compresi i cambiamenti lavorativi in ottica “lavoro del futuro”, possono essere percepiti in modo positivo o negativo dalle persone. Alcune persone si sentono più motivate e proattive perché hanno un lavoro che permette loro di imparare cose nuove, migliorare le proprie competenze e raggiungere più facilmente una crescita personale. Altre persone, invece, si sentono più stressate, meno motivate, con l’effetto di una minore performance lavorativa. La differenza di tale percezione si trova nel modo in cui le persone organizzano il loro tempo e carico di lavoro. Facendo leva su questi due aspetti, quindi, possiamo smettere di subire le “condizioni di contorno” – ritmi diversi, distrazioni, errori, tecnologie, etc. – che non ci permettono di terminare le mansioni che ci prefissiamo e avere gli strumenti per gestirle e, addirittura, annullarle.
A questo proposito, i principi e le tecniche del Lean Office hanno un ruolo fondamentale per migliorare la gestione del tempo e il carico di lavoro in diversi modi, attraverso l’applicazione di tecniche fondamentali per lo snellimento dei processi e l’individuazione degli sprechi che si annidano anche in un ambiente di lavoro d’ufficio.
Tra queste, la value stream map permette di mappare la sequenza delle azioni necessarie per portare a termine un processo, sia esso produttivo che amministrativo (per esempio, organizzare un evento o predisporre un bilancio) e, in combinazione con un approccio scientifico nei confronti del lavoro, identifica le persone coinvolte nel processo allo scopo di bilanciare le mansioni tra diversi lavoratori e svolgere più efficacemente la propria mansione. Un altro esempio è l’introduzione di metodi di lavoro che evitino di commettere un errore o, se commesso, di individuarlo e correggerlo velocemente. Infine, l’uso del takt time è un ottimo strumento per definire le priorità tra i diversi lavori da svolgere suggerendoci il tempo da dedicare a ciascuno.
Grazie al Lean Office è possibile quindi semplificare il lavoro riducendo la parte di complessità, varietà e carico cognitivo che è generata da una inadeguata gestione dei tempi e dei carichi di lavoro, riuscendo così agestire meglio il proprio tempo, anziché subirne gli effetti.
